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Die Ausgangslage

Die PROBST MAVEG AG gehört zu den führenden Anbietern von Baumaschinen und Baugeräten in der Schweiz. Sie vertreten erstklassige Marken von kleinen und grossen Baumaschinen für die Erdbewegung und den Strassen- und Tiefbau. Dank gut ausgebildete Spezialisten auf dem neuesten Stand der Technik sowie vier Werkstätten in allen Landesteilen der Schweiz kann ein ausgezeichneter Kundendienst gewährleistet werden. PROBST MAVEG beschäftigt 100 Mitarbeitende.

In Sachen ERP ist die Probst Maveg AG kein unbeschriebenes Blatt. Seit 2003 hatte man Dynamics als Branchenlösung im Einsatz. Allerdings hatte die damalige Version zwei gravierende Nachteile: Erstens wurde die Lösung ursprünglich für die Anforderungen einer anderen Firma entwickelt und entsprach so nicht ganz den Idealvorstellungen.

Andererseits wurde die spezielle Anwendung aufgrund ihrer individuellen Funktionen nur in Teilen weiterentwickelt. Damit hinkte die Lösung der offiziellen Standardversion von Microsoft Dynamics ERP nach, was über die Jahre immer deutlicher spürbar wurde. Fehlende Kompatibilität mit Office 2013, die Beschränkung auf Windows-2007-Clients, aber auch mangelnde Funktionen wie etwa die Möglichkeit von SEPA-Zahlungen, die mobile Unterstützung des Aussendienstes oder die Integration eines Webshops bremsten die Anwender im Tagesgeschäft und das Unternehmen in seiner Weiterentwicklung. Angesichts der Dynamik der Handelsmärkte wurde die interne IT-Situation vom Management als zunehmend kritisch beurteilt.

Aufgabenstellung

  • Neues, durchgängiges ERP-System, das den Bedürfnissen angepasst werden kann.
  • Effizienzsteigerung im Tagesgeschäft
  • Neuste Microsoft Technologien als technologische Plattform

 

1
Sorgfältige Analyse
2
Prozessüberarbeitung
3
Implementierung
Thomas Burillo
Leiter Finanzen und Administration
Probst Maveg AG
„Zwei Erkenntnisse bei der ERP-Einführung sind wesentlich: Erstens sollte man nicht von Anfang an das Unmögliche wollen und jede Eventualität abdecken. Zweitens muss der Lösungspartner bzw. dessen Projektleiter:in zwingend etwas von der Branche des Kunden verstehen. “

Die Lösung

Das Kerngeschäft der Probst Maveg AG besteht im Verkauf und der Vermietung von Baumaschinen sowie in umfassenden Servicedienstleistungen. Speziell für den Aussendienst und die Servicetechniker brachte der Wechsel auf die neuere Version von Microsoft Dynamics ERP grosse Vorteile. Neu können sie ortsunabhängig sowohl über Smartphone als auch Tablets und Notebooks online auf das ERP-System zugreifen. Dadurch lassen sich Kundenbesuche optimal vorbereiten. Sämtliche Informationen über Umsätze, Maschinen inklusive Ausrüstung, Preise und Kundenhistory sind jederzeit abrufbar. Für das Unternehmen besonders wichtig ist der Service-Bereich, in welchem rund zwei Drittel der Mitarbeitenden tätig sind.

«Wir wollen hier die Möglichkeiten weiter ausbauen und die Prozesse vereinfachen. Dank höherer Effizienz können wir auf den akuten Margendruck reagieren», erklärt Thomas Burillo. Mittels Rückstandsverwaltung bei den Ersatzteilen, dem Einsatz von Strichcodes in der Logistik und weiteren Massnahmen werden die Abläufe laufend optimiert. Investitionsgüter wie Baumaschinen werden von Kunden häufig nur gemietet statt gekauft.

Auch bei der Probst Maveg AG ist das Mietgeschäft von besonderer Bedeutung. Mit Dynamics ERP konnten die Anforderungen auf einfachste Weise umgesetzt werden. Eine Besonderheit beim Verkauf der Baumaschinen und -geräte ist die interne Identifikationsnummer, welche zusätzlich zur Seriennummer vom System vergeben wird.

Jedes verkaufte Produkt wird als Variante des entsprechenden Artikels geführt. Aufgrund der einzigartigen ID können diese Varianten im ERP als eigenständige Artikel geführt werden. Dadurch lassen sich alle Vorgänge wie Services, Reparaturen, Ersatzteile usw. eindeutig einem bestimmten Produkt zuordnen. Bei einem allfälligen Rückkauf oder Weiterverkauf der Maschine kann so auf eine lückenlose History zurückgegriffen werden.

Das Resultat

Der Sprung in die digitale Zukunft ist der Probst Maveg AG mit der Umstellung auf Microsoft Dynamics ERP vollumfänglich geglückt. Schon jetzt sei klar, dass sich der Aufwand gelohnt hat.

Das System hat an Stabilität gewonnen, die Fehlerquote ist aufgrund der zusätzlichen Standardfunktionen deutlich gesunken, die Benutzerfreundlichkeit ist massiv verbessert und die Einsatzmöglichkeiten stark erweitert worden. In Sachen Transparenz und Genauigkeit, insbesondere im Finanzbereich und bei der Kalkulation, hat die neue Lösung die Erwartungen weit übertroffen. Fazit: Dank moderner Business Software und dem passenden IT-Partner hat man bei der Probst Maveg AG den digitalen Weg in eine innovative Zukunft erfolgreich freigeräumt.

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Patrick Glauser | Leiter Verkauf, Mitglied der Geschäftsleitung

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