Stabile Business Software und gute Performance
Ein häufiges Problem von KMU, die aus ihrem Buchhaltungsprogramm herauswachsen, ist die mangelnde Stabilität der IT. Die Buchhaltungssoftware wird immer langsamer oder Prozesse „frieren“ ein, was die Anwender:innen frustriert und die Integrität der Daten beeinträchtigt. Dies sind einige typische Anzeichen, dass Sie mit Ihrer bestehenden Buchhaltungssoftware an die Grenzen stossen: Berichte werden nur sehr langsam ausgeführt, die Buchhaltungssoftware stürzt immer wieder ab, es erscheinen immer häufiger Fehlermeldungen.
Sie fragen sich, was die Lösung ist? Unser modernes Buchhaltungsprogramm in Microsoft Dynamics 365 Business Central basiert auf einer stabilen und robusten SQL-Datenbank, die auch bei grossen, multinationalen Konzernen eingesetzt wird und hohe Transaktionsvolumina abbilden kann. Diese Leistungsstärke einer Buchhaltungssoftware können sich auch kleine und mittelständische Unternehmen zunutze machen – kostengünstig und flexibel.
Papierloses Büro
Die Verarbeitung von überwiegend papierbasierten Einkaufsbelege kann sich beispielsweise bei Expansionen im Nu zu einem organisatorischen Albtraum entwickeln. Der Zeitaufwand wird immer grösser, vor allem durch die manuelle Erfassung von Rechnungsdaten, durch die Nachverfolgung und den Abgleich von Rechnungen sowie durch die Recherche zu früheren Bestellungen und Zahlungen.
Dank der automatisierten Kreditorenverwaltung, die nahtlos in der Buchhaltungssoftware von Microsoft Dynamics ERP integriert ist, können Sie Papier fast vollständig verbannen. Ihre Mitarbeitenden im Einkauf brauchen nicht mehr stundenlang manuell Daten aus Rechnungen zu erfassen oder nach verlorengegangenen Belegen zu suchen.
Darüber hinaus können Rechnungen entweder systemseitig oder durch die Person, die sie im Genehmigungsprozess freigibt, mit einem Code versehen werden. Durch die präzise Codierung sparen KMU nochmals Zeit, da Buchungsposten nun automatisch der richtigen Kostenstelle zugewiesen werden können, nicht mehr manuell.
Korrekte Kostenkalkulationen
Die Kalkulation der Fertigungskosten kann zeitaufwendig sein. Die Unterscheidung von Prozessfertigung und diskreter Fertigung ist dabei essenziell. Viele Prozessfertiger versuchen, ihre Abläufe mithilfe einer Softwarelösung zu optimieren, die ursprünglich für Betriebe mit diskreter Fertigung konzipiert wurde. Allerdings werden spätestens bei der Kostenrechnung die erheblichen Unterschiede zwischen den beiden Fertigungsmodellen deutlich. Basissysteme für Buchhaltung und diskrete Fertigung können verschiedene Parameter in den Fertigungsprozessen sowie Veränderungen an physischen Anlagen nicht angemessen abbilden.
Die Folgen fehlerhafter Kostenkalkulationen sind weitreichend: Entgangene Aufträge, da häufig mit zu grossem „Polster“ kalkuliert wird, hohe Kosten für Rohmaterialien aufgrund einer mangelnden Bestandsverfolgung und nicht zuletzt ein zeitaufwendiges, manuelles Reporting.
Das Buchhaltungsprogramm von Microsoft Dynamics 365 Business Central ermöglicht beispielsweise die automatische Berechnung der Einstandspreise. Dadurch werden Echtzeit-Einblicke in die Rentabilität einzelner Produkte innerhalb dieser Buchhaltungssoftware ermöglicht. Dies erlaubt Unternehmen, sich auf den Vertrieb ihrer profitabelsten Produkte zu fokussieren und den Produktmix flexibel an aktuelle und prognostizierte Bedürfnisse anzupassen.
Automatische Berichtserstellung
Im Buchhaltungsprogramm von Microsoft Dynamics 365 Business Central können Sie Finanzberichte auf Knopfduck abrufen und sie selbst wie gewünscht formatieren. Mithilfe von automatisierten Workflows können Ihre Mitarbeitenden Reportings einfach an interne und externe Stellen weiterleiten und sämtliche Genehmigungen zentral verfolgen. Da sich dadurch alle Beteiligten auf aussagekräftige Zahlen verlassen können, bleibt mehr Zeit für wirklich produktive Tätigkeiten. Die Kompilierung von Daten aus mehreren Quellen, entsprechende Zeitverluste und aufwendige Prüfprozesse, um eine korrekte Berichtserstellung gewährleisten zu können, gehören nunmehr der Vergangenheit an.
Optimierte Lagerverwaltung
Aufgrund der mangelnden Integration zwischen Buchhaltungs- und E-Commerce-Programmen müssen Lagerhaltungsdaten von Produkten mühselig in zwei Programmen verwaltet werden. Die doppelte Pflege von Daten in separaten Programmen ist ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Vorgang, der sowohl Mitarbeitende als auch Kundinnen und Kunden frustriert.
Durch das Buchhaltungsprogramm von Microsoft Dynamics 365 Business Central können Unternehmen ihr Finanzmanagement nahtlos mit dem Onlineportal für ihre Kundinnen und Kunden aus dem Grosshandel verknüpfen. Sämtliche Produkte werden einschliesslich Preisen und Verfügbarkeit mithilfe einer zentralen Datenbank verwaltet, welche Aktualisierungen in Echtzeit erlaubt. Dadurch kann die Kundenzufriedenheit markant gesteigert werden, da Bestellungen ganz einfach online aufgegeben werden können. So steigern Sie auch Ihre Chancen auf mehr Gewinn. Zudem steht in der Buchhaltungssoftware eine vollständige Historie früherer Käufe und Preise zur Verfügung.
Vollständige und schnelle Monatsabschlüsse
Ihr Unternehmen wächst und wächst und Ihr Buchhaltungsprogramm kann nicht mithalten? Dann sind das die Risiken in punkto Monatsabschluss:
- Zu lange Auftragsbearbeitungszyklen aufgrund gestiegener Transaktionsvolumina
- Lange Durchlaufzeiten, wenn Belege wie Lieferantenrechnungen abgerufen, weitergeleitet und genehmigt werden müssen
- Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung bereits veraltete Finanzberichte und Kontoauszüge
Mit der Buchhaltungssoftware von Microsoft Dynamics 365 Business Central erledigen Sie Ihre Monatsabschlüsse nun innerhalb weniger Stunden. Möglich wird dies durch automatisierte Workflows und eine zentralisierten Dokumentenverwaltung. Ihre Führungskräfte erhalten Einblicke in das ganze Unternehmen und können dadurch bessere Entscheidungen auf der Basis von Echtzeitdaten treffen.
Tiefere Gemeinkosten
Sie suchen nach Möglichkeiten, Ihre internen Gemeinkosten zu senken? Eine veraltete Buchhaltungssoftware kann unnötige Kosten verursachen – beispielsweise können bei einer Verwendung durch zahlreiche Benutzer hohe IT-Supportkosten anfallen. Hinzu kommen mangelnde Transparenz, Schwierigkeiten bei der Erstellung von Berichten und hohe Arbeitsaufwände für die manuelle Bereinigung von Mehrwährungsgeschäften und Konsolidierungen.
Mit der Buchhaltungssoftware von Microsoft Dynamics 365 Business Central steht Ihnen eine Plattform zur Verfügung, mit der Ihr KMU von einer schnellen Bereitstellung und einer niedrigeren Cost of Ownership profitiert. Durch die verbesserte Funktionalität, die konfigurierbaren Workflows und die erweiterten Reporting-Funktionen können KMU nicht nur die Gemeinkosten senken, sondern auch die Produktivität deutlich steigern.
Qualitative Bestandsverwaltung
Wenn Sie verschiedene Programme nutzen, um Ihre Finanzen und Ihre Lagerbestände zu verwalten, gibt es sicherlich noch Optimierungspotenzial. Eine permanente Überwachung von Prozessen aufgrund von Verzögerungen und Fehlern z.B. bei Monatsabschlüssen kennen Sie nur zu gut? Transparenz bei Umlagerungen zwischen Filialen ist Ihrem KMU leider fremd? Dann kann die Buchhaltungssoftware von Microsoft Dynamics 365 Business Central Abhilfe schaffen.
Eine Variante ist, gemeinsam mit unserem Buchhaltungsprogramm ein RFID-System einzuführen, um Artikel und Chargen bei der Anlieferung zu scannen und die exakten Lagerorte zu verfolgen – sowohl im Zentrallager als auch in den Filialen. Sobald Ware bestellt wird, wird jede Filiale automatisch informiert, und alle Mitarbeitenden können Echtzeitdaten zu Verkäufen und Lagerbeständen einsehen. Auf den Handscannern stehen zudem Bestandsinformationen aus anderen Filialen zur Verfügung, sodass die Mitarbeitenden Direktlieferungen anweisen oder Ware für einen Kunden zur Abholung reservieren können.
Steigerung von Cashflow und Umsatz
Zwischen Leistungserbringung und Rechnungsstellung vergeht zu viel Zeit? Viele KMU kämpfen aus diesen Gründen mit einer Beeinträchtigung der Liquidität sowie mit umfassenden Abschreibungen und können die Projektleistung nicht auf verschiedenen Ebenen verfolgen (weder Meilensteine noch Rentabilität).
Mithilfe der Buchhaltungssoftware von Microsoft Dynamics 365 Business Central können KMU die Zeiterfassungsdaten und Reisekostenabrechnungen ihrer Mitarbeitenden zentral verwalten, wodurch sich der Fakturierungszyklus verkürzt. Zudem können detaillierte Dokumentationen zur Verfügung gestellt werden. Da deutlich weniger Zeit benötigt wird, um Fragen von Kunden zu einzelnen Rechnungen zu beantworten, kann sich das Buchhaltungs Team dank unserem Buchhaltungsprogramm um wichtigere Aktivitäten kümmern, beispielsweise um Rentabilitätsbewertungen zu jedem Projekt.
Verbesserte Compliance
Ihre bestehenden Buchhaltungsprogramme erlauben es nicht, gebuchte Transaktionen gegen eine spätere Bearbeitung abzusichern? Auch ein lückenloser Audit-Trail ist nicht gegeben? Vorsicht Gefahr: In diesem Fall ist es prinzipiell möglich, Transaktionen aus dem Programm „verschwinden“ zu lassen und Konten zu manipulieren, was Betrugsversuchen Tür und Tor öffnet. Insbesondere folgende Fakten stellten KMU vor Probleme: Es gibt keine Funktionen für die Erstellung von Berichten, die zu gesetzlichen Compliance-Zwecken erforderlich sind. Dadurch werden z.B. in NGOs Vorgaben für Ansprüche auf Fördermittel verfehlt und die Zuverlässigkeit und Genauigkeit in steuerlich relevanten Belegen und Verfahren ist mangelhaft.
Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central und der darin verfügbaren Buchhaltungssoftware können KMU die notwendigen Kontrollmechanismen implementieren, die für das richtige Mass an Transparenz und Zuverlässigkeit sorgen. Der individuell definierbare Benutzerzugriff, der sich auf einzelne Bereiche der Lösung beschränken lässt, gewährleistet, dass nur autorisierte Mitarbeitende Zugang zu bestimmten Informationen erhalten. Audit-Trails protokollieren zudem für jede Transaktion die einzelnen Schritte und das Wer, Was, Wann und Warum jeder Nutzeraktion. So kann die Compliance-Situation in Ihrem KMU signifikant verbessert werden.
