Microsoft Copilot: Die Zukunft der Arbeit ist da.
Was ist Copilot? Und was ist der Nutzen von Copilot?
Was ist Copilot? Und was ist der Nutzen von Copilot?
In einer Welt, die sich ständig weiterentwickelt, steht Microsoft an der Spitze der Innovation – und der neueste Durchbruch ist der Microsoft Copilot. Doch was genau ist Copilot und welchen Vorteil bringt er für die moderne Arbeitswelt?
Microsoft und KI
Durch umfangreiche Investitionen in Partnerschaften mit führenden Unternehmen im Bereich der künstlichen Intelligenz hat Microsoft eine neue Ära eingeläutet. In sämtlichen Microsoft Apps, von Microsoft 365 über das ERP-System Dynamics 365 Business Central bis hin zum CRM Dynamics 365 Sales, sind nun KI-Assistenten integriert - sogenannte Copiloten. Diese intelligenten Helfer verstehen nicht nur den Kontext Ihrer Arbeit, sondern bieten auch proaktive Unterstützung, um Ihre Produktivität zu steigern und Ihnen zu ermöglichen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Die Microsoft Copiloten sind nicht nur einige weitere Tools; es ist ein revolutionärer Schritt vorwärts, der die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend verändern wird.
Im folgenden Blogpost möchten wir Ihnen die verschiedenen Copiloten in Microsoft 365, dem ERP Dynamics Business Central sowie dem CRM Dynamics 365 Sales genauer vorstellen und deren Nutzen für Ihren Arbeitsalltag aufzeigen.
Was ist Microsoft 365 Copilot?
Haben Sie bereits von M365 Copilot gehört?
Das neue Feature von Microsoft 365 hilft Ihnen, Ihre Kreativität und Produktivität zu steigern. Seit dem kompletten Launch im Januar 2024 ist Microsoft 365 Copilot für sämtliche Unternehmenskunden und -kundinnen verfügbar und kann auch Sie und Ihre Mitarbeitenden in Ihrem Arbeitsalltag in Excel, PowerPoint, Outlook, Teams oder Word unterstützen.
Copilot für Microsoft 365 - die künstliche Intelligenz in Ihren Produktivitätstools
M365 Copilot ist eine künstliche Intelligenz, die Ihnen in sämtlichen Apps von Microsoft 365 zur Seite steht. Sie können M365 Copilot als Ihren persönlichen Assistenten sehen, der Ihnen Tipps, Vorschläge und Feedback gibt, um Ihre Arbeit zu verbessern und zu erleichtern. M365 Copilot ist nicht nur eine zusätzliche Integration, sondern ein KI-Assistent, der Sie durch die ganze Office-Palette begleitet.
Hier sind einige Beispiele, wie Microsoft 365 Copilot Ihnen in den verschiedenen Anwendungen helfen kann:
M365 Chat
Der M365 Chat ist der Business Chat, der nicht nur auf das Internet zugreifen kann, sondern durch Microsoft Graph auch Zugriff auf Ihre Daten hat. Sie können somit Abfragen zu Informationen durchführen, auf welche der Chatbot nur in Ihren Dateien (z.B. Word, Excel, PowerPoint, Outlook), E-Mails oder Chats und Beiträgen aus Microsoft Teams eine Antwort findet. Die perfekt auf Sie und Ihre Daten abgestimmte Hilfe!
Copilot für Microsoft 365 in Outlook
In Outlook kann Ihnen Microsoft 365 Copilot nicht nur helfen, lange E-Mail-Ketten zu subsummieren und schnelle Antwortvorschläge zu erstellen, sondern er kann Ihnen auch Vorschläge für E-Mails generieren. Bei der Kreation der Inhalte berücksichtigt Copilot, durch den Prompt «Sound like me», Ihre persönliche Art und Weise bei der Generierung des E-Mail Entwurfs.
Copilot für Microsoft 365 in Excel
Die Nutzung von Copilot in Excel ermöglicht eine effiziente Analyse der Daten. Mit einfachen Aufforderungen in natürlicher Sprache können Sie Trends analysieren und professionell aussehende Datenvisualisierungen erstellen. Werden Sie effizienter beim Bearbeiten Ihrer Aufgaben in Microsoft Excel, in dem Sie Formeln, Tabellen, Diagramme oder Daten-Interpretationen direkt vom Microsoft 365 Copilot erstellen lassen, ohne dass zusätzliche Excel Fähigkeiten benötigt werden.
Copilot für Microsoft 365 in Word
Verwenden Sie den Microsoft 365 Copilot in Word, um Inhalte zum Beispiel auf der Basis von Informationen aus einer Power Point Datei, die auf Ihrem Sharepoint abgelegt ist, erstellen zu lassen. Innerhalb weniger Sekunden können Sie somit einen Entwurf mit einer Seite Inhalt oder mehr erstellen. Falls Sie die Art der Sprache oder etwas anderes ändern möchten, können Sie diesen Absatz markieren und mit einem Klick auf den Microsoft Copilot Button erhalten Sie mehrere Optionen von Text-Vorschlägen. Ebenfalls können Sie sich ein bestehendes Word-Dokument durch die Unterstützung von Copilot einfach und schnell zusammenfassen lassen.
Copilot für Microsoft 365 in PowerPoint
Der Copilot unterstützt Sie auch bei der Generierung von ansprechenden Präsentationen mit den dazugehörigen Grafiken in PowerPoint. Zum Beispiel auf der Basis von Word-Dateien können Sie eine Präsentation innerhalb von wenigen Minuten, alles inklusive Handnotizen mit sämtlichen Informationen, die der oder die Sprechende für das Halten der Präsentation benötigt, erstellen. In wenigen Minuten eine Präsentation mit den entsprechenden Inhalten erstellen, ohne dass Sie Ihre eigene Kreativität beanspruchen müssen - mit M365 Copilot in PowerPoint.
Copilot für Microsoft 365 in Teams
Steigern Sie Ihre Produktivität mit Microsoft 365 Copilot in Teams-Besprechungen, um wichtige Diskussionspunkte zusammenzufassen – einschliesslich, wer was gesagt hat und wo die Personen sich einig oder uneinig sind. Zusätzlich können Sie sich weitere Schritte auf Basis des Besprochenen vorschlagen lassen, alles in Echtzeit während einer Besprechung. Kleiner Insider Tipp am Rande: Der Microsoft Copilot in Teams funktioniert sogar mit schweizerdeutschen Besprechungen überraschend gut!
Copilot in OneNote
In OneNote kann M365 Copilot Ihnen zum Beispiel beim Zusammenfassen, Organisieren oder Ausformulieren Ihrer Notizen weiterhelfen. Ebenfalls können Sie mehr über die notierten Inhalte erfahren, indem Ihnen M365 Copilot in OneNote die Pro und Contras zu Ihren Notizen aufzeigt.
Wie kann ich Copilot für Microsoft 365 in meinem Unternehmen einführen?
Microsoft 365 Copilot ist eine Zusatzlizenz, die sämtlichen Benutzern und Benutzerinnen mit einer Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium oder E3/E5 Lizenz aufgeschaltet werden kann. Neben der Lizenz werden zusätzlich noch einige Konfigurationen auf Tenant-Ebene benötigt, damit die Nutzung möglich ist. Zum Start ist es aber nicht nur wichtig, dass sämtliche Microsoft 365 Dienste über das aktuellste Update verfügen, sondern auch, dass ein intaktes Berechtigungskonzept vorhanden ist. Somit können Sie gewährleisten, dass die Benutzer und Benutzerinnen nur auf jene Microsoft Graph Daten zugreifen können, auf die sie auch wirklich sollten.
Der Mensch als Schlüssel zum produktiven Arbeiten mit KI-Chatbots
Neben den technischen Vorkehrungen gibt es noch etwas, was für den Start mit Microsoft Copilot wichtig ist, wenn nicht sogar am wichtigsten. Die Adoption der User. Viele Personen sehen dem Aufkommen der künstlichen Intelligenz nicht nur positiv entgegen.
Hierbei ist es zentral, viel Wert auf das Change Management sowie die User Adoption zu legen. Somit können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden auch überzeugt von den technischen Möglichkeiten sind und Ihr Unternehmen vom Investment in Microsoft Copilot das Maximum herausholt!
Der Copilot in Microsoft Dynamics 365 Business Central (ERP)
Der Microsoft 365 Copilot ist der KI-Assistent in den Microsoft 365 Produkten und somit Ihr Unterstützer in den Produktivitätstools wie zum Beispiel Excel, PowerPoint, Outlook, Teams oder Word. Aber auch in anderen Microsoft Applikationen wie im ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central sind KI-Chats zur Unterstützung der Anwendenden implementiert worden.
Der Copilot in Dynamics 365 Business Central ist ein Meilenstein in der Evolution von Geschäftsanwendungen. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem innovativen KI-Tool und wie kann es die Arbeitsweise Ihres Unternehmens transformieren?
Der Copilot in Business Central ist nahtlos in die ERP-Umgebung integriert und nutzt künstliche Intelligenz, um Benutzer:innen bei einer Vielzahl von Aufgaben zu unterstützen und Ihnen den Zugang zu Informationen und Daten einfacher zu machen.
Entdecken Sie im Folgenden einige Funktionen und Vorteile, die Copilot für die Steigerung der Produktivität in Ihrem Unternehmen bereithält.
Der Copilot-Chat in Business Central
Der Copilot Chat ist der Business Chat in Microsoft Business Central, um Fragen zu Informationen innerhalb des ERP-Systems zu stellen. Aufgrund der Antwort von Copilot können in der Chat-Interaktion zwischen dem Copilot und Benutzer:innen weitere Folgefragen gestellt werden, um die Antworten besser zu verstehen. Sie können sich somit mit einem digitalen Assistenten unterhalten, der Ihnen in Echtzeit Ihre Fragen beantwortet. Beispiele hierfür wären "Zeig mir bitte die letzten Offerten für Debitor ABC", die Folgefrage "Welche der drei Offerten wurde vor ungefähr 3 Wochen an Robert gesendet?" oder "Haben wir einen Bürostuhl für unter 600 CHF an Lager?".
Die automatische Chat-Hilfe
Sie wissen nicht, was ein bestimmtes Feld im System bedeutet? Hierfür gibt es neu den Button "Ask Copilot". Mit einem Klick darauf wird automatisch der Copilot Chat geöffnet und der benötigte Prompt zur Erklärung wird automatisch abgesetzt. Als Ergebnis wird eine Erklärung, bestehend aus einer Zusammenfassung von verschiedenen Microsoft Learn Seiten ausgegeben.
Copilot erstellt automatisch Verkaufszeilen
In Business Central kann der Microsoft Copilot nicht nur Ihre Fragen beantworten, sondern Sie auch bei verschiedenen Aktionen wie zum Beispiel der Erstellung von neuen Verkaufsbelegen unterstützen. Auf Basis eines Prompts oder eines Excel-Imports mit dem dazugehörigen Prompt können automatisiert neue Zeilen im Verkaufsbeleg erstellt werden.
Oberhalb der Verkaufszeilen findet sich der Copilot-Button.
Es kann entweder ein vorgegebener Prompt genutzt werden oder Benutzer:innen können selbst einen Befehl für die Erstellung erfassen. Neben der Einrichtung der gewünschten Tonalität kann auch eine Excel-Datei als Basis für die Generierung von Verkaufszeilen genutzt werden.
Schnelle Erkenntnisse dank Analyseregisterkarten
Mit Copilot können Sie Ihre gewünschte Analyse in einem einfachen Satz ausdrücken und das ebenfalls direkt in Business Central. Sie beschreiben ganz einfach, wie Sie Ihre Datenanalyse strukturieren möchten, z. B. nach Standort und/oder Anzahl Käufen.
Copilot erstellt darauf basierend eine Analyseregisterkarte. Dadurch erhalten Sie einen schnellen Einblick in die grosse Datenbasis von Business Central. Die Funktion dient als Entscheidungsgrundlage, aber auch für Massnahmen zur Optimierung Ihrer Lieferketten.
Wie kann ich den Copilot in Microsoft Dynamics 365 Business Central nutzen?
Die Copilot Funktionen können von sämtlichen Business Central Usern mit einer Essential oder Premium Lizenz genutzt werden. Mit dem aktuellen Wissensstand werden sämtliche Copilot Funktionen in die zuvor genannten Lizenzen integriert und es fallen keine zusätzlichen Kosten an. Bisher sind die meisten Copilot-Funktionen in englischer Sprache in der Vorschauversion verfügbar. Neben einigen Einrichtungen, die zur Nutzung vorgenommen werden müssen, ist es zentral, den Benutzer:innen die benötigten Fähigkeiten für die Interaktion mit einem Chat Tool beizubringen.
Die Interaktion von Menschen mit Technologie aufgrund von Befehlen in natürlicher Sprache ist neu und es ist somit wichtig, dass Ihre Mitarbeitenden an die benötigten Fähigkeiten herangeführt werden. Eine enge Begleitung der Enduser ist somit wichtig, damit sämtliche Vorteile von diesem KI-Tool Ihrem KMU einen Mehrwert bringen.
Copilot in Microsoft Dynamics 365 Sales (CRM)
Microsoft Copilot for Sales ist ein KI-Assistent für Verkäufer:innen in Microsoft 365, der sich mit Vertriebslösungen verbindet, um KI- und CRM-Plattform-Updates der nächsten Generation sowie Einblicke in Produktivitäts-Workflows bereitzustellen.
Für den Erwerb von Copilot for Sales ist eine Produktlizenz für Microsoft 365 E3, E5, Business Standard oder Business Premium oder Office 365 E3 oder E5 oder eine Version dieser Suiten erforderlich, die Microsoft Teams nicht enthält. Der Copilot for Sales ist nicht enthalten in D365 Enterprise und Premium Lizenzen. Copilot in Microsoft Dynamics 365 Sales enthält Copilot für Microsoft 365.
Kund:innen, die bereits über Copilot für Microsoft 365-Lizenzen verfügen, können Copilot for Sales für zusätzlich CHF 20.- pro Benutzer:in und Monat erwerben. Für Dynamics 365 Sales Premium-Kund:innen beträgt der Preis CHF 30.- pro Benutzer:in und Monat für Copilot für Microsoft 365, um die volle Microsoft Copilot for Sales-Erfahrung zu erhalten.
Was bringt mir der KI-Copilot als Dynamics CRM Sales User?
In Microsoft Dynamic CRM Sales wird der Copilot das Verkaufsteam unter anderem im Bereich E-Mails unterstützen. Beispielsweise kann er helfen, E-Mailtexte zu generieren, welche auf die Interessentin oder den Interessenten abgestimmt sind, oder wichtige E-Mailinhalte zusammenzufassen. Eine weitere Funktion ist das selbständige Vorschlagen von Besprechungszeiten mit Kundinnen und Kunden, einschliesslich Besprechungsdatum und Uhrzeit basierend auf der Verfügbarkeit im Outlook-Kalender des Verkaufsteams. Zudem können mit Copilot for Sales Datensätze wie Leads und Kontakte direkt aus Outlook erstellt und aktualisiert werden. Copilot for Sales hilft den Verkäufer:innen auch dabei, die CRM-Daten aktuell zu halten und in einem laufenden Teams-Meeting stehen CRM-Daten in Echtzeit zur Verfügung. Das Transkript und die Zusammenfassung inkl. Highlights und möglichen Tasks des Calls stehen sofort zur Verfügung.
Darüber hinaus ermöglicht ein neuer Feedback-Mechanismus Verkäufer:innen, die KI-generierten Inhalte mit einem Daumen hoch oder Daumen runter zu bewerten, was dazu beiträgt, zukünftige Antworten vereinfachen.
Hierbei kann Copilot for Sales unterstützen
E-Mails schneller erfassen und verarbeiten
Dank Copilot for Sales werden Nachrichten automatisch zusammengefasst – direkt im Outlook. Zudem können automatisch E-Mail-Antworten generiert werden. Ein Entwurf kann mit zusätzlichen Abfragen und Standardauswahlmöglichkeiten verfeinert werden. Copilot kann automatisch Terminvorschläge generieren. Weiter können mit Copilot for Sales Datensätze wie Leads und Kontakte direkt aus Outlook erstellt und aktualisiert werden.
Effizienter mit Teams arbeiten
In einem laufenden Teams-Meeting stehen CRM-Daten in Echtzeit zur Verfügung. Es werden Live-Tipps zu den aktuellen Inhalten generiert. Transkript und Zusammenfassung des Calls stehen sofort zur Verfügung. Highlights werden hervorgehoben und es werden Vorschläge zu nächsten Aktivitäten generiert, die direkt in Aufgaben im CRM gespeichert werden können.
Abfragen zu CRM-Daten erstellen
Generative KI-Funktionen sind direkt im CRM verfügbar. So können Abfragen zu den Kundendaten, Lead und Verkaufschancen direkt im CRM abgerufen werden.
Copilot einfach an eigene Bedürfnisse anpassen
Die Berechtigungen für Copilot for Sales können vom CRM-Admin einfach verwaltet werden. Wenn Benutzer:innen via Copilot for Sales eine Abfrage starten, werden CRM-Daten nur auf der Grundlage der Identität jedes Users und dessen individuellen Zugriffsberechtigung zugänglich gemacht.
CRM-Daten zuordnen und aktuell halten
Copilot for Sales hilft dem Verkaufsteam dabei, die CRM-Daten aktuell zu halten. Basierend auf E-Mail-Absendern werden beispielsweise Vorschläge für neue Kontakte generiert und die bekannten Daten bereits vorausgefüllt.
Copilot: Ihr Assistent für revolutionäre Effizienz in Microsoft 365
Der Microsoft 365 Copilot: Ein neues Zeitalter der Arbeit beginnt
Eigene Copiloten bauen mit Copilot Studio und Azure OpenAI
Während es sich im oberen Bereich mit Microsoft 365 Copilot, Copilot in Business Central und Copilot in Dynamics 365 Sales um Zusatzfunktionen in Ihren bestehenden Apps handelt, gibt es auch die Möglichkeit, eigene Chatbots, welche auf Ihren Daten und Bedürfnissen basieren, zu erstellen. Der Vorteil liegt hier nicht primär auf der Integration in Ihre bestehenden Microsoft Apps, sondern eher auf der spezifischen Erstellung eines Tools, welches auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, wie ein eigenes KI-Tool mit Microsoft Lösungen erstellt werden kann. Copilot Studio ist die Low-Code Variante, mit welcher einfachere Erweiterungen von M365 Copilot oder eigene Copiloten gebaut werden können. Zum Beispiel kann ein eigener Chatbot auf der Basis einer Dokumentenbibliothek oder den Informationen Ihrer Webseite erstellt werden. Diesen können Sie einfach in Ihrer internen Umgebung oder zum Beispiel auch extern auf Ihrer Webseite veröffentlichen. Mit Azure AI Studio können Entwickler:innen komplexe KI-Lösungen mit Zugriff auf Daten aus verschiedenen Quellen erstellen.
Die Zukunft der Arbeit mit Microsoft Copilot
Die Zukunft der Arbeit mit dem Microsoft Copilot sieht vielversprechend aus. Durch den Einbau der KI-Tools in die Microsoft Apps (Ihr ERP, CRM oder Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams) erreichen Ihre Benutzer und Benutzerinnen ein neues Level an Produktivität und Qualität in ihrer täglichen Arbeit. Durch die Verfügbarkeit der neuen Funktionen und somit der Implementierung der Sprachmodelle, sogenannter Large Language Models (LLMs), in Ihren Produktivitätstools, steht dem Erfolg mit AI nichts mehr im Wege. Durch die kontinuierliche Verbesserung der Sprachmodelle werden die Fähigkeiten der Tools immer besser und gepaart mit den gesteigerten Fähigkeiten der Endnutzer:innen kann ein neues Level von digitalem Arbeiten erreicht werden.
In der Tat glaubt Satya Nadella, der CEO von Microsoft, dass die KI der nächsten Generation eine Revolution in den Arbeitsmethoden auslösen und ein neues Zeitalter des Wachstums und der Effizienz einläuten wird.
Franco Malacrida | Digital Consultant
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