ERP-Systeme: Ein Überblick zum Thema

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Bei einem ERP-System handelt es sich um eine Softwarelösung, die Unternehmen in der Planung und Steuerung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt. In der ERP-Software Dynamics 365 Business Central werden sämtliche Ressourcen wie Personal, Materialien oder Maschinen in einer zentralen Datenbank erfasst und verwaltet.

Moderne ERP-Systeme wie Dynamics 365 Business Central haben zum Ziel, die Effizienz im Unternehmen zu steigern und Prozesse zu optimieren. Durch den Einsatz und die Entwicklung von ERP-Systemen können beispielsweise Bestellvorgänge automatisiert oder Lagerbestände besser kontrolliert werden.

Ein weiterer Vorteil von ERP-Systemen liegt darin, dass sie eine einheitliche Datenbasis schaffen. Dadurch wird gewährleistet, dass alle Abteilungen und Bereiche des Unternehmens auf dieselben Informationen zugreifen können – unabhängig davon, ob es sich um Vertriebs- und Produktionsdaten oder um Betriebsdaten aus dem Finanz und Rechnungswesen handelt.

Risiko & Regel Nummer 1: Vorsicht bei der Definition des Leistungsumfangs für Ihr ERP-System

Der erste Teil des ERP-Projekts und Ihre erste Aufgabe ist die Spezifikation Ihrer unternehmensspezifischen Anforderungen. In diesem Prozess besteht das Risiko, dass Optimierungsanforderungen der Key-User, die nicht zwingend notwendig sind, oft zu früh ins Spiel kommen. Diesen Prozess der ERP-Einführung nennt man Scope Enhancement. Hier ist Vorsicht geboten, denn so wird die neue Lösung zusätzlich aufgeblasen, was zu höheren Kosten der ERP-Software führt.

Bleiben Sie in diesem Prozess des ERP-Projekts fokussiert und halten Sie sich an das Wesentliche der Implementierung. Deshalb: Mut zur Lücke. Und denken Sie daran - erst, wenn Sie die Business Software richtig kennen, lernen Sie nach und nach, was Ihre ERP-Lösung alles kann.

Risiko & Regel Nummer 2: Unterschätzen Sie das Change Management nicht

Im Hauptteil und in der Optimierungsphase wird das ERP-System immer konkreter. Entsprechend wird das Personal geschult und muss sich laufend an das neue ERP-System gewöhnen. Somit wird die Umstellung auf die neue ERP-Lösung und gleichzeitig die Ablösung des alten Systems greifbar. In diesem Prozess ist Change Management die Lösung: Zu einem erfolgreichen Change Management gehören die einzelnen Schritte der digitalen Transformation vom IST-Zustand zum gewünschten SOLL-Zustand, sprich die Planung, Steuerung, Begleitung, Kontrolle und Stabilisierung – dazu zählen nicht nur die Prozesse und deren Verantwortlichkeiten, sondern auch die Unternehmenskultur und die Skills der Mitarbeitenden des gesamten Unternehmens.

Nehmen Sie das Change Management ernst, denn das aktuelle Tagesgeschäft, der anspruchsvolle Projektmodus und die Transformation in die neue ERP-Lösung sind für Ihre Mitarbeitenden eine grosse Aufgabe mit hoher Belastung und Herausforderung. Eine durchdachte Ferienplanung sowie die Regelung von Stellvertretungen in Abstimmung mit Ihrem ERP-Anbieter, das Feiern von Meilensteinen und ein starkes internes Projektmarketing sind essenziell für ein gesundes und erfolgreiches ERP-Projekt. 

Heutzutage sind ERP-Systeme in einer Vielzahl von Unternehmen weit verbreitet, unabhängig von deren Branche oder Grösse. Der Markt bietet eine breite Palette von ERP-Softwarelösungen, darunter auch Microsoft als Anbieter von ERP-Systemen. Microsoft Dynamics, ein Produkt des Unternehmens, bringt jahrzehntelange Erfahrung im Bereich Unternehmenssoftware mit. Es unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse durch vollständig integrierte Lösungen, die sowohl Mitarbeitende als auch Kunden, Lieferanten und Partner einbeziehen. Diese Produkte bieten umfassende Unterstützung für Unternehmen in verschiedenen Branchen. Die Wahl des ERP-Anbieters hängt von den spezifischen Anforderungen und Zielen eines Unternehmens ab und sollte daher sorgfältig und neutral bewertet werden.

Insgesamt lässt sich sagen, dass ein gut implementiertes ERP-System (die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning) dazu beitragen kann, Ihr Unternehmen effizienter zu gestalten – sei es durch verbesserte Prozesseffektivität oder durch erhöhte Transparenz bei allen betrieblichen Abläufen. Wenn Sie also nach Möglichkeiten suchen, Ihre Arbeitsabläufe noch produktiver zu gestalten, lohnt es sich definitiv, über die Implementierung eines solchen Systems nachzudenken. Lernen Sie hier eine Vielzahl an konkreten Vorteilen der Planungs Software Dynamics 365 Business Central für Ihre Organisation kennen:

Integration verschiedener Abteilungen (Durchgängigkeit)

In der Funktionsweise von ERP-Systemen werden alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens in einem System integriert. So können in ERP-Lösungen wie Dynamics 365 Business Central beispielsweise die Bereiche Vertrieb, Einkauf und Lagerhaltung miteinander vernetzt werden, um Bestellungen automatisch zu generieren, den Lagerbestand in Echtzeit abzugleichen und die Steuerung zu erleichtern. Von der Beschaffung über die Produktion und Lagerverwaltung bis hin zum Vertrieb und Finanz Management werden in ERP-Lösungen alle Betriebsdaten zentral erfasst und verarbeitet. Dadurch entsteht ein ganzheitlicher Überblick über sämtliche Abläufe im Unternehmen. Das Personal innerhalb Ihrer Organisation hat Zugriff auf Echtzeitdaten, kann schneller Entscheidungen treffen und Prozesse in seinen jeweiligen Bereichen effizienter gestalten. So führen ERP-Systeme wie Dynamics 365 Business Central zu einer Verbesserung der Produktivität, des Umsatzes und der Kosteneffizienz sowie zu einer Reduzierung von Fehlern oder Redundanzen.

Bedürfnisorientierung und Anpassungsfähigkeit

Ein weiterer Vorteil von ERP-Systemen wie Dynamics 365 Business Central liegt darin, dass sie sich anpassen lassen. Je nach Anforderungen können die Systeme modular aufgebaut werden und somit genau auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. ERP-Systeme wie Dynamics 365 Business Central können beispielsweise um spezielle Module für bestimmte Branchen erweitert werden und bieten auch Schnittstellen zu anderen Softwaresystemen.

Prozessoptimierung

Mit der Einführung eines durchgängigen ERP-Systems gehören Insel-Lösungslandschaften, entsprechende Medienbrüche und Datenredundanzen der Vergangenheit an. Mit der Technik der Zentralisierung der Unternehmensprozesse in einem ERP-System optimieren Sie die Prozesse zwischen einer Vielzahl an Abteilungen, indem alle Mitarbeitenden in der Organisation mit der gleichen Datenbasis arbeiten und in Echtzeit darauf Zugriff haben. Ein durchgängiges ERP-System wie Dynamics 365 Business Central stellt zudem sicher, dass sich die einzelnen Abteilungen von der Produktion über den Vertrieb bis zum Personalwesen an den vom ERP vorgegebenen Prozess halten müssen, womit Sie eine einheitliche Arbeitsweise erreichen.

Schutz vor Datendiebstahl-/verlust

Nicht zuletzt bietet ein ERP-System auch einen besseren Schutz vor Datendiebstahl oder -verlust durch regelmässige Backups sowie eine sichere Speicherung aller Daten gemäss den geltenden Datenschutzbestimmungen.

ERP-Systeme wie die Microsoft Software Dynamics 365 Business Central (BC) sind unverzichtbar für Unternehmen jeder Grösse und Branche. Sie unterstützen die Planung, Steuerung und Überwachung von Geschäftsprozessen in allen Bereichen des Unternehmens - von der Produktion über das Personalmanagement bis hin zur Buchhaltung. Dabei werden alle relevanten Daten zentral erfasst und verarbeitet, was eine hohe Transparenz sowie eine schnelle Entscheidungsfindung ermöglicht.

Eine zeitgemässe ERP-Software kann in Unternehmen jeglicher Grösse – sei es klein, mittelständisch oder gross – erheblichen Nutzen stiften. Insbesondere der steigende Wettbewerbsdruck im Mittelstand motiviert immer mehr KMU dazu, ERP-Lösungen einzusetzen, um technologisch auf dem neuesten Stand zu sein oder sogar einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. Leistungsstarke ERP-Systeme können mittelständischen Unternehmen und Kleinbetrieben effektiv helfen, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und flexibel auf aktuelle Anforderungen im Bereich ERP zu reagieren.

Modulare, moderne ERP-Systeme, die auf die individuellen Bedürfnisse von KMU zugeschnitten werden können, sind in der Regel auch flexibel genug, um mit dem Unternehmen und seinen Bedürfnissen mitzuwachsen. Daher profitieren nicht nur schnell expandierende Startups, sondern auch bereits etablierte Unternehmen erheblich vom Einsatz eines ERP-Systems. Aufgrund ihrer Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit können moderne ERP-Lösungen nahezu jede Unternehmensform und -grösse erfolgreich unterstützen.

Ein ERP-System kann die Kosteneffizienz in Ihrem Unternehmen verbessern, indem es eine bessere Kontrolle über die Ressourcen und Finanzen ermöglicht. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Integration von Daten aus verschiedenen Abteilungen behalten Sie den Überblick über Ihr gesamtes Finanz und Rechnungswesen und vermeiden unnötige Ausgaben. Ein weiterer Vorteil ist, dass ein ERP-System Ihnen dabei helfen kann, Engpässe in der Produktion zu identifizieren und zu beseitigen. Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass bestimmte Materialien knapp werden, können Sie rechtzeitig reagieren und Nachschub bestellen, bevor es zu Verzögerungen kommt. Darüber hinaus gibt es auch Einsparungspotenziale im Bereich des Personals: Da viele Prozesse Ihres Geschäfts automatisiert werden können, können Mitarbeitende effektiver eingesetzt werden und Überstunden vermieden werden. Insgesamt trägt ein ERP-System dazu bei, dass Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger wird und sich besser auf dem Markt behaupten kann.

Auch wenn ERP-Systeme viele Vorteile bieten: Die Implementierung kann mitunter sehr komplex sein. Eine sorgfältige Planung sowie ein erfahrenes Team sind daher unabdingbar für den erfolgreichen Einsatz einer ERP-Software in Ihrem Unternehmen. Im Folgenden sind einige zentrale Aspekte für die Umsetzung eines ERP-Systems aufgeführt.

Was ist On-Premise-ERP?

Im Grunde handelt es sich bei On-Premise-Systemen für ERP um eine Art Software, die auf eigenen Servern in Ihrem Unternehmen betrieben wird. Um On-Premise-ERP in Ihrer Organisation zu verwenden, sind einige grundlegende Voraussetzungen zu erfüllen:

• Sie benötigen eigene Hardware in Form von Firmencomputern, auf denen die ERP-Software lokal installiert wird.
• Die Implementierung einer On-Premise-Software erfordert die Einrichtung eines unternehmenseigenen Rechenzentrums oder alternativ die Anmietung von Servern bei externen Anbietern.

Was ist Cloud-ERP?

Im Gegensatz dazu erfordert Cloud-ERP keine lokale Installation auf Ihren Unternehmenscomputern. Alles, was Sie für die Inbetriebnahme benötigen, ist:

• Eine stabile Internetverbindung.
• Einen funktionierenden Webbrowser.

Cloud-ERP wird Ihnen in der Regel von spezialisierten Anbietern in Form einer Dienstleistung angeboten. Dies bedeutet, dass Cloud-ERP oft einem speziellen Mietmodell folgt. Der Cloud-ERP-Anbieter stellt Ihnen alle für ein webbasiertes ERP-System erforderlichen Hardwarekomponenten gegen eine monatliche Pauschale zur Verfügung. Darüber hinaus übernimmt der Anbieter Wartung, Reparaturen und Updates.

Was sind die Voraussetzungen für On-Premise-ERP?

Die Entscheidung für On-Premise-ERP kann in Betracht gezogen werden, wenn:

• Sie Ihre Unabhängigkeit von externen Softwareanbietern wahren möchten.
• Sie bereits über eigene Hardware oder eine geeignete IT-Infrastruktur in Ihrem Unternehmen verfügen.
• Sie die Verwaltung Ihres ERP-Systems selbst übernehmen möchten.
• in Ihrem Unternehmen IT-Fachpersonal mit dem erforderlichen Know-how für die Implementierung des ERP-Systems und die Wartung der Systemkomponenten vorhanden ist.
• Sie die Flexibilität wünschen, das Programm nach Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen anzupassen oder um zusätzliche Funktionen zu erweitern.
• Sie die Verantwortung für die Datensicherung selbst übernehmen möchten.
• Sie in Ihrem Budget ausreichende Mittel für die Anschaffung von On-Premise-ERP zur Verfügung haben.

Was sind die Unterschiede zwischen On-Premise-ERP und Cloud-ERP?