Die 3 Phasen der ERP-Projekteinführung und deren Risiken

Die erfolgreiche ERP-Einführung hängt von mehreren Faktoren ab und bringt diverse Aufgaben für Ihre ERP-Berater/in und Ihre Mitarbeitenden mit sich. Ob die Einführung von einem neuen ERP-Systemoder einem neuen CRM-System nach Plan verläuft, kommt auf die drei Phasen der Projekteinführung an. Aufgeteilt wird in drei Phasen: Die Spezifikation der anstehenden ERP-Einführung, der Hauptteil von Ihrer ERP-Einführung und die anschliessende Optimierungsphase Ihres ERP-Systems. Ein detailliertes ERP-Lastenheft ist entscheidend, um die funktionalen und technischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu dokumentieren und als Grundlage für die Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter zu dienen. Wie genau die 3 Phasen der ERP-Projekteinführung aussehen und was die einzelnen Ziele, Aufgaben und vor allem Risiken sind, lesen Sie hier.

Projektziel und -rollen definieren

Bevor Sie mit der Einführung eines ERP-Systems beginnen, sollten Sie das Projektziel und die Rollen klar definieren. Ein klar formuliertes Projektziel ist entscheidend für den Projekterfolg. Es sollte spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert (SMART) sein. Zum Beispiel: «Wir möchten eine ERP-Lösung einführen, um unsere Geschäftsprozesse zu optimieren und unsere Produktivität um 20% zu steigern.»

Ebenso wichtig ist es, die Rollen und Details im Projekt klar zu definieren. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten wissen, was von ihnen erwartet wird und wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Die wichtigsten Rollen in einem ERP-Projekt sind:

1. Projektmanager:in: Verantwortlich für die Gesamtleitung des Projekts und die Koordination aller Aktivitäten.
2. ERP-Anbieter: Verantwortlich für die Implementierung des ERP-Systems und die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen.
3. IT-Abteilung: Verantwortlich für die technische Umsetzung des Projekts, einschliesslich der Integration des ERP-Systems in die bestehende IT-Infrastruktur.
4. Fachabteilungen: Verantwortlich für die fachliche Umsetzung des Projekts und die Sicherstellung, dass das ERP die spezifischen Details der Abteilungen erfüllt.

Durch die klare Definition von Projektziel und Rollen schaffen Sie eine solide Grundlage für die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems.

Anforderungsanalyse durchführen

Die Anforderungsanalyse ist ein entscheidender Schritt in der ERP Einführung. In dieser Phase werden die Anforderungen an das ERP-System ermittelt und dokumentiert. Eine gründliche Anforderungsanalyse stellt sicher, dass das ERP die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens erfüllt.

Die Anforderungsanalyse sollte folgende Schritte umfassen:

Identifizierung der Geschäftsprozesse: Analysieren Sie die bestehenden Geschäftsprozesse, um zu verstehen, wie sie durch das ERP-System unterstützt werden können.

Analyse der aktuellen Systeme und Prozesse: Untersuchen Sie die bestehenden IT-Systeme und Prozesse, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Ermittlung der Wünsche an die Software: Definieren Sie die funktionalen, technischen und organisatorischen Anforderungen, die die Software erfüllen muss.

Dokumentation der Anforderungen: Halten Sie alle ermittelten Wünsche inkl. Ablauf in einer Checkliste fest, dies dient als Grundlage für die weitere Projektarbeit.

Go-live und Abschluss des IT-Projekts

Der Go-live ist der letzte Schritt in der ERP-Einführung. In dieser Phase wird das ERP in den Produktivbetrieb überführt und die alten Systeme werden abgeschaltet. Ein gut geplanter und durchgeführter Go-live ist entscheidend für den Erfolg des Projekts.

Nach dem Go-live sollte das Projekt abgeschlossen werden. Hierbei sollte folgender Ablauf beachtet werden:

1. Überprüfung der Funktionalität des ERP-Systems: Stellen Sie sicher, dass das ERP-System wie geplant funktioniert und alle definierten Anforderungen erfüllt.
2. Überprüfung der Leistung des ERP-Systems: Überprüfen Sie die Leistung des ERP-Systems im laufenden Betrieb, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen des täglichen Betriebs standhält.
3. Überprüfung der Benutzerfreundlichkeit des ERP-Systems: Sammeln Sie Feedback von den Endanwender:innen, um sicherzustellen, dass das ERP-System benutzerfreundlich und effizient ist.
4. Dokumentation und der Ergebnisse: Halten Sie alle wichtigen Informationen und Ergebnisse in einer Abschlussdokumentation fest. Diese Dokumentation dient als Referenz für zukünftige Projekte und hilft, aus den Erfahrungen zu lernen.

Risiko & Regel Nummer 1: Vorsicht bei der Definition des Leistungsumfangs für Ihr ERP

Der erste Teil von einem ERP-Projekt ist die Spezifikation Ihrer Unternehmens-Anforderung. In diesem Prozess besteht das Risiko und die Herausforderung, dass oft Optimierungsanforderungen der Key-User, die "nur" nice to have sind, zu früh ins Spiel kommen. Diesen Prozess der ERP-Einführung nennt man Scope Enhancement. Hier ist Vorsicht geboten: Denn so wird die neue Lösung zusätzlich aufgeblasen, was zu höheren Kosten der ERP-Software führt.

Bleiben Sie in diesem Prozess von dem ERP-Projekt fokussiert und halten Sie sich an das Wesentliche der Implementierung. Deshalb: Mut zur Lücke. Und denken Sie daran, erst wenn Sie das System richtig kennen, lernen Sie und Ihre Key User nach und nach, was die ERP-Lösung alles kann.

Risiko & Regel Nummer 2: Unterschätzen Sie das Change Management nicht

Im Hauptteil sowie der Optimierungsphase wird das ERP immer konkreter. Entsprechend werden die Mitarbeitenden geschult und müssen sich laufend an das neue ERP gewöhnen. Somit wird die Umstellung auf die neue ERP-Lösung und gleichzeitig die Ablösung vom alten System greifbar. In diesem Prozess ist Change Management die Lösung: In einem erfolgreichen Change Management werden die einzelnen Schritte der digitalen Transformation vom IST-Zustand zum gewünschten SOLL-Zustand geplant, gesteuert, begleitet, kontrolliert und stabilisiert – dazu zählen nicht nur die Prozesse und deren Verantwortlichkeiten, sondern auch die Unternehmenskultur und die Skills der Mitarbeitenden des gesamten Unternehmens.

Nehmen Sie das Change Management ernst, denn das aktuelle Tagesgeschäft, der anspruchsvolle Projektmodus und die Transformation in die neue ERP-Lösung, sind für Ihre Mitarbeitenden eine hohe Belastung und Herausforderung. Ein durchdachter Plan mit Details wie Ferienplanung, Regelung von Stellvertretungen in Abstimmung mit Ihrem ERP-Anbieter, das Feiern von Meilensteinen und ein starkes internes Projektmarketing sind essenziell für ein gesundes und erfolgreiches ERP-Projekt.