Erfolgreiche ERP Projekte
6 Voraussetzungen für eine erfolgreiche ERP Einführung
6 Voraussetzungen für ein erfolgreiches ERP Projekt
Die wichtigsten Voraussetzungen für ein erfolgreiches ERP Projekt haben wir zusammengetragen. Bei unseren Kundinnen und Kunden sowie Projektleiterinnen und Projektleiter haben wir nachgefragt und daraus die wichtigsten Voraussetzungen für ein erfolgreiches ERP-Projekt zusammengestellt. Die Erfolgsfaktoren sind unabhängig von Kunden und Branche.
1. Die Hintergründe für die Einführung einer ERP Lösung kennen
Die Einführung von einer neuen ERP Software ist aufwendig. Deshalb sollten die Beweggründe und die Ziele für ein neues ERP System von Anfang an bekannt sein. Aus Erfahrung können wir sagen, dass es wichtig ist die Mitarbeitenden mit im Boot zu holen damit der Sinn für die Einführung einer neuen Lösung erkannt und verstanden wird.
Eine neue ERP Software hat einen grossen Einfluss auf die Arbeitsweise im Unternehmen und in weiterer Folge auf die Zufriedenheit der Anwender*innen.
- Wo behindert die "alte" Lösung heute?
- Wo soll das Unternehmen in den nächsten 3 bis 5 Jahren stehen?
- Wie muss die neue ERP-Lösung bei diesem Vorhaben unterstützen?
- Welchen Nutzen liefert eine neue Lösung?
Eine transparente, situations- und zielgruppengerechte Kommunikation hilft Mitarbeitenden die Hintergründe zu verstehen, zielorientiert zu arbeiten und das gemeinsame Ziel motiviert zu erreichen.
2. Betriebswirtschaftliche Umstellung
Im Schnitt machen Unternehmen alle 5 Jahre ein Update und evaluieren alle 10 Jahre eine neue ERP Software. Für Unternehmen ist das die perfekte Gelegenheit alle Prozesse von Grund auf zu überdenken, den neuen Gegebenheiten anzupassen und zukunftsgerichtet einzuführen. Denn bei einem erfolgreichen ERP Projekt steht nicht die Technik im Fokus, sondern die Reorganisation der Prozesse (Business Prozess Reengineering).
Loslassen, wo es Sinn macht und die Mitarbeitenden konsequent auf die neuen Prozesse und Anforderungen schulen. Ein intensiver Prozess, wenn am Ende die Mitarbeitenden die Prozesse und Aufgaben in der neuen Lösung abwickeln sollen und nicht auf andere Hilfsmittel ausweichen oder die neue Lösung falsch bedienen.
Wie lange dauert ein solcher Umstellungsprozess? Aus Erfahrung wissen wir, dass für diese Phase ein Zeitraum von 3 bis 6 Monate benötigt wird. Schöner Nebeneffekt? Nach diesem Zeitraum sind die neuen Prozesse fest verankert und die angestrebten Ziele erreicht. Ohne eine interne oder externe Betreuung in Form eines Coachings laufen Unternehmen Gefahr, dass die Mitarbeitenden versuchen nach den alten Prozessen zu arbeiten und dafür nach Tools wie z.B.: Excel und Word oder sogar zur alten Lösung greifen.
In diesem Fall ist das Resultat: Mehrkosten, überlastete Ressourcen und unzufriedene Mitarbeitende. Das Fazit für ein Unternehmen: Schulung, Schulung, Schulung und ein professionelles Coaching. Denn kein Team der Welt geht ohne Training an die Olympiade.
3. Stammdaten und Schnittstellen
Stammdaten sind das A und O von vollständig integrierten ERP Systemen. Müssen bei Insellösungen die Datensätze noch manuell abgestimmt werden, pflegen Anwender einer ERP- Software die Datensätze zentral. Der Datensatz, wie etwa eine Adresse zieht sich konsequent durch das gesamte ERP System: Von der Offerte, zur Auftragsbestätigung, über die Rechnung, der Mahnung bis zur Einladung für den nächsten Kundenanlass.
Der Vorteil: Sie müssen den Datensatz - wie etwa die Adresse - nur noch an einem Ort eingeben und pflegen. Das betrifft nicht nur die Adressverwaltung, sondern gilt für Artikelstammdaten, Konditionen aber auch für den Austausch von Informationen über Schnittstellen wie beispielsweise zum Online-Shop. Ein Stammdatenkonzept inklusive Datenübernahme und ein Schnittstellenkonzept ist in einer frühen Projektphase erfolgsentscheidend.
Warum? Die Anwender*innen haben eine klare Vorstellung über die heute gültigen und die künftigen Stammdaten und testen bereits sehr früh die Durchgängigkeit der Prozesse. Für die Schulungen stehen firmeneigene Datensätze zur Verfügung.
Wichtige Punkte bei der ERP Einführung
Fragerunde mit zwei Experten von der Aproda AG zu den wichtigsten Themen rund um die ERP Einführung
4. Projektplanung & Controlling
Aufgrund der definierten Ziele ist ein auf die Unternehmen abgestimmter Projektplan zu erstellen. Dieser beinhaltet die Termine der Teilaufgaben und die damit verbundenen Meilensteinen. Damit verbunden ist eine realistische Planung der Ressourcen. Neben den geplanten Ressourcen muss auch die geplante Zeit zur Verfügung gestellt werden können.
Als Richtwert gilt, dass ein Unternehmen etwa 2.2 bis 2,8-mal mehr Ressourcen benötigt als der ERP-Implementierungspartner. Begleitet wird die Projektplanung und die damit verbundenen Prozesse von einer Kostenplanung. Die gesamte Planung muss alle zwei bis vier Wochen zu Kosten, Termin- und Ressourcenabweichungen kontrolliert werden. Je schneller diese Abweichungen besprochen werden und Lösungen erarbeitet werden, desto geringer ist das Projektrisiko.
5. Projektteam / Verantwortung
In einem ERP Projekt braucht es Klarheit: Wer macht was und bis wann? Jedes Projektmitglied muss seine Rolle kennen und damit verbunden die Verantwortung, die Kompetenz und die Aufgaben. Je besser die Mitarbeitenden ihre Rolle und Verantwortung wahrnehmen, desto grösser ist der Erfolg bei der ERP Einführung.
Wir erleben oft, dass der Projekterfolg zu einem grossen Teil durch den Projektleiter beeinflusst wird. Intern, wie extern ist eine Projektleitung wichtig, welche die nötige Kompetenz, Leidenschaft, Disziplin aber auch Empathie mitbringt. In der Regel scheitern Projekte nicht an den harten, sondern an den weichen Faktoren. Für ein erfolgreiches ERP-Projekt braucht es offene Diskussionen und eine gute Feedbackkultur. Mit Offenheit, Klarheit und Durchsetzungsvermögen wird ein ERP-Projekt den gewünschten Erfolg erzielen.
6. Fachwissen in den Prozessen - kennen der Anforderungen
Wer sind die Wissensträger im Unternehmen und wie können diese ins Boot geholt werden, damit das Unternehmen von diesen Erfahrungen profitieren kann? Meistens sind diese Personen intern bestens bekannt. Nehmen Sie diese Mitarbeitenden in der Definitionsphase ins Projekt, damit dieses Wissen in die neue Lösung fliessen kann. In der Analysesitzung ist es dann Aufgabe der Projektleitung, den Fokus auf das Wesentlichen zu setzen. Nicht alles wollen, aber das Wichtigste abbilden.
Das Hauptaugenmerk liegt auf den erfolgskritischen Prozessen:
- Welche Prozesse tragen zum Erfolg des Unternehmens bei?
- Mit welchen Anforderungen und Automatisierungen wird die Wertschöpfung gesteigert?
- Wo werden Kosten gesenkt?
Zu beachten: Lassen Sie die Spezialanpassungen bei unkritischen Prozessen auf der Seite, da diese meistens hohe Kosten und Projektverzögerungen verursachen und am Ende oft nicht den gewünschten Nutzen bringen. Setzen Sie bei den Prozessen und Anforderungen von Anfang an die entsprechenden Prioritäten: Was ist ein „Muss“ für die Phase 1 und was kann in einer zweiten oder dritten Phase umgesetzt werden.
